Archivo

Área de Gestión de Información y Conocimiento

El Área Gestión de Información y Conocimiento es la responsable de promover y estimular la innovación y creación de nuevos escenarios que fomenten el análisis y la accesibilidad a la información y conocimiento del Tribunal, respondiendo a los diferentes requerimientos de las dependencias de la organización y otros actores externos. Está integrada por el Archivo y la Biblioteca.

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El Archivo, se encarga de recibir y registrar los escritos presentados por las partes ante la Corte IDH, gestiona la utilización del expediente digital, el proceso de digitalización de expedientes inactivos y la publicación de los escritos principales de los casos contenciosos.

En el año 2013, se crea la sección de Archivo, en el marco del proyecto de trámite electrónico interno de escritos presentados al Tribunal, producto de la reforma al Reglamento en el año 2009 y se dispone la utilización del expediente digital, posibilitando a las partes y usuarios del Sistema Interamericano de Derechos Humanos al acceso, tramitación, comunicación y divulgación con miras a facilitar la comunicación entre la Corte y los distintos actores que se presentan ante ella y a agilizar los procedimientos, se autoriza el uso de las nuevas tecnologías. Así, el artículo 28 regula el envío de escritos por medios electrónicos, siendo innecesaria la remisión de una copia impresa de éstos, si la versión electrónica contiene la firma de quien los suscribe. Lo mismo se aplica a los escritos de amicus curiae que se presentan al Tribunal, como establece el artículo 44. Además, el artículo 33 permite que la Corte transmita documentos y realice notificaciones a las partes exclusivamente por medios electrónicos. Finalmente, el artículo 51.11 autoriza la recepción de declaraciones haciendo uso de medios electrónicos audiovisuales.[1]

En abril de 2015, se habilita el correo de trámite como ventanilla única para la recepción de escritos de los casos contenciosos, supervisión de cumplimiento de sentencias, opiniones consultivas y medidas provisionales. Se crea el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), para la estandarización en el tratamiento de los documentos a lo largo de su tramitación o vigencia dentro de la Corte y la optimización en el uso de los expedientes de los casos en medios electrónicos. Además, se pone en funcionamiento el desarrollo de una plataforma para el registro y gestión de los escritos, la cual permite la incorporación de documentos a los expedientes de la Corte, el control interno de la información recibida para los procesos del Tribunal, la apertura de expedientes, la asignación de nuevos asunto casos y la notificación de reportes por medio del correo electrónico a los funcionarios de la Corte.

El Área de Archivo asume el proceso de digitalización de escritos que ingresan en físico, además de la digitalización y revisión de los expedientes inactivos anteriores al año 2014. También se encarga de la publicación de los escritos principales de los casos contenciosos en el sitio web de la Corte.

En forma conjunta con el Área Legal se desarrolla el Protocolo de Expedientes que procura estandarizar los procesos de creación, mantenimiento, uso y conservación de los expedientes de la Corte, las reglas establecidas en este protocolo han permitido normalizar las prácticas de preservación de los expedientes físicos y digitales, la protección de la confidencialidad, los datos personales y privados de las partes implicadas en las causas y el mejoramiento del acceso a la información.

En esta misma línea, se crea el Manual de Citas para normalizar la construcción de las citas oficiales de la jurisprudencia de la Corte, así como para la asignación de nombres a los casos contenciosos, asuntos de medidas provisionales y opiniones consultivas. Este manual responde a criterios específicos relativos a la particularidad del Tribunal, por esa razón las reglas internacionales de citación bibliográfica fueron adaptadas para cumplir con las necesidades propias de la Corte.